Il catalogo on-line dei manoscritti delle biblioteche del Veneto
P. ELEUTERI & B. VANIN, GLM n° 47, automne 2005
http://www.palaeographia.org/glm/glm.htm?art=eleuteri

  al 2003 la Regione del Veneto ha avviato un progetto di catalogazione dei manoscritti conservati nelle biblioteche venete, stimati in più di 90.000, con la precisa finalità di pubblicarne in linea il catalogo aperto, che attraverso norme condivise si presentasse omogeneo e liberamente accessibile. Il progetto si affiancava ad un'altra iniziativa regionale, la catalogazione dei codici medievali, che ad oggi ha visto la pubblicazione di due volumi: I manoscritti della Biblioteca del Seminario Vescovile di Padova, a cura di A. Donello, et al., Firenze 1998; e I manoscritti di Padova e provincia, a cura di L. Granata et al., Firenze 2002.

Per meglio organizzare l'attività fu predisposto un coordinamento del progetto che si occupasse degli aspetti scientifici e della parte organizzativa e si assumesse il compito di controllare e rivedere le descrizioni prodotte di volta in volta. Questa attività di coordinamento fu affidata dalla Regione alla Biblioteca del Museo Correr, che dal 2001 aveva avviato un progetto di catalogazione dei suoi fondi manoscritti, a partire dal fondo di Teodoro Correr, il nucleo più antico della biblioteca. Il coordinamento, costituito dagli scriventi e da Francesco Bernardi, cui successivamente si è aggiunta Alessia Giachery, ha elaborato dapprima un modello di scheda catalografica, improntato ad una descrizione di tipo sommario, che meglio si adattasse al materiale moderno in prevalenza presente nelle biblioteche, che desse conto sinteticamente degli elementi codicologici e si soffermasse in maniera puntuale sulla descrizione interna.Contestualmente furono predisposte le Linee guida per la catalogazione dei manoscritti (http://lettere.unive.it), che dovevano servire da traccia per la catalogazione e l'utilizzo nel progetto regionale del programma Manus, il software predisposto dall'Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle biblioteche italiane (ICCU). Di concerto con la Regione si individuò un primo gruppo di biblioteche, di varia tipologia, prive del tutto di cataloghi a stampa o con insufficienti strumenti di accesso ai loro fondi manoscritti, che furono invitate a presentare progetti di catalogazione mirati.

Nel primo anno di progetto (ottobre 2003-dicembre 2004) la catalogazione fu effettuata con Manus, con l'intenzione di consegnare i risultati della schedatura all'ICCU, che avrebbe provveduto alla loro pubblicazione nel suo catalogo (http://manus.iccu.sbn.it). La revisione delle schede, tuttavia, mise subito in evidenza le difficoltà di ottenere risultati omogenei partendo da catalogazioni "isolate", non strutturalmente coordinate. Questa disomogeneità avrebbe avuto pesanti ripercussioni sulla coerenza delle descrizioni stesse e soprattutto sulle funzioni di ricerca, rendendo i dati poco e male accessibili da parte degli utenti; inoltre, l'ICCU non poteva garantire una pubblicazione puntuale e immediata dei risultati della catalogazione. Sulla scorta di queste considerazioni, per il 2004-2005 la Regione affidò alla Biblioteca del Museo Correr il compito di elaborare un nuovo software di catalogazione in rete dei manoscritti. Il risultato, che qui presentiamo, è Nuova Biblioteca Manoscritta (NBM), che è insieme il sito del progetto regionale, il catalogo e il software di catalogazione. Dalla pagina pubblica http://www.nuovabibliotecamanoscritta.it si accede al catalogo dei manoscritti delle biblioteche che partecipano al progetto (attualmente sono diciotto : cfr. la nota finale), a informazioni sul progetto stesso, sulle tecnologie usate e sulle biblioteche; inoltre, attraverso login e password riservate ai catalogatori e agli amministratoti, si accede al software per la catalogazione dei manoscritti via web. NBM utilizza i browser per immettere direttamente via internet le schede nel catalogo e consente una catalogazione partecipata a più biblioteche che lavorano sulla stessa banca dati; in particolare, sono condivisi da tutti i catalogatori i dati relativi ai nomi e ai titoli identificati e la bibliografia. Questa soluzione ha il vantaggio di facilitare il recupero di informazioni già strutturate e, soprattutto, di offrire ai revisori la possibilità di intervenire sulle notizie, nello spirito di un catalogo aperto e quindi sempre migliorabile.

Il software, realizzato dalla ditta Idoru s.r.l. di Padova, comprende un modulo di inserimento dati riservato ai catalogatori e uno di interrogazione destinato agli utenti. NBM si compone di un database di tipo relazionale e di una web application; la server-side application è installata su piattaforma Unix. La client application, invece, è accessibile tramite un semplice web browser su ogni piattaforma. Il software NBM ricalca esattamente Manus, e questo per diverse ragioni: l'esaustività delle informazioni che riprendono le linee guida dell'ICCU (Guida a una descrizione uniforme dei manoscritti e al loro censimento, a cura di V. Jemolo e M. Morelli, Roma 1990), fatte proprie da Manus (lo stesso Istituto ha predisposto anche la Guida al software Manus, Roma 2001), la necessità di riversare in NBM le descrizione già approntate con Manus e, non ultima, la volontà di continuare a consegnare i dati all'ICCU, esportando i dati da NBM. Anche per questo la Regione del Veneto si è impegnata a collaborare con l'ICCU, seguendo gli aggiornamenti e gli sviluppi tecnico-scientifici di Manus.

Il catalogo, di libero accesso agli utenti che si collegano al sito, consente una ricerca semplice (qualsiasi parola contenuta in ogni campo della descrizione, filtrabile anche per biblioteca) e una avanzata, con la possibilità di effettuare ricerche per parola all'interno di un singolo campo e per campi combinabili, di scorrere le liste delle segnature, dei nomi e dei titoli dei manoscritti pubblicati. È prevista anche una ricerca per argomento e per lingua del testo.

Nell'ottica di una catalogazione condivisa che riunisce biblioteche diverse per tipologia e consistenza, si è ritenuto necessario che le biblioteche e i catalogatori fossero gestiti centralmente da parte del coordinamento del progetto e che, per lo stesso motivo, fosse elaborata una procedura di lavoro che supportasse efficacemente tutto il complesso delle attività. Sono stati così definiti e attribuiti i diversi profili delle persone che collaborano al progetto:

• amministratore: coordina le attività, è referente tecnico-scientifico, rivede e pubblica le schede, assegna e disattiva le password di accesso, modera il forum di discussione;
• revisore: corregge le schede e, se autorizzato dall'amministratore, modifica direttamente le liste condivise di nomi, titoli e bibliografia;
• catalogatore: ha accesso esclusivamente alle schede dei manoscritti che sta catalogando e condivide le liste con gli altri catalogatori;
• bibliotecario: visualizza tutti i manoscritti della propria biblioteca e, se autorizzato dall'amministratore, può intervenire sulle schede prodotte dal catalogatore della propria biblioteca.

La procedura per le revisioni prevede un monitoraggio immediato e costante dei manoscritti e diversi passaggi di stato, a seconda delle diverse fasi di lavoro. Quando il catalogatore sta compilando una scheda, il manoscritto si trova in lavorazione; una volta ultimata la descrizione, il catalogatore cambierà lo stato della scheda in completato. A questo punto, il revisore controllerà la scheda e se vi apporterà modifiche, cambierà lo stato in da rivedere; il catalogatore, apportate le eventuali correzioni, imposterà lo stato del manoscritto in corretto e il revisore, dopo verifica delle correzioni apportate e se non vi è necessità di ulteriori controlli, stabilirà che il manoscritto può essere pubblicato. Ogni volta che vi sia necessità di fare aggiornamenti o correzioni, la scheda pubblicata diventerà in lavorazione, mentre per la ricerca resterà comunque disponibile la scheda precedente fino alla sua nuova pubblicazione.

Per maggiore chiarezza riassumiamo qui le caratteristiche principali di NBM:

• profili differenziati per catalogatori, bibliotecari, revisori e amministratori;
• scheda catalografica conforme al modello dell'ICCU;
• nuovi legami tra manoscritti per tipologie di una stessa legatura, scrittura e miniatore;
• rinvii tra i nomi per le forme accettata, variante e alternativa;
• campi lingua, argomento, genere letterario e contenuto (ricercabili dal catalogo);
• descrizione interna articolata su più livelli, con la possibilità di dare titoli d'insieme;
• maschera di inserimento corredata da un'anteprima di stampa della descrizione via via compilata;
• condivisione delle liste di fondi, nomi, luoghi, titoli, bibliografia, antiche biblioteche, argomento;
• gestione delle liste condivise con la sola possibilità di inserimento (per i catalogatori);
• gestione dei manoscritti a seconda che siano in lavorazione, completati, corretti (per i catalogatori);
• gestione dei manoscritti a seconda che siano da rivedere o pubblicati (per i revisori);
• gestione delle immagini.

Due anni di progetto ci hanno fatto comprendere a fondo quali siano le difficoltà e i problemi che si incontrano quando la catalogazione dei manoscritti viene legata all'informatica. In Italia, oltre alla base dati nazionale di Manus, abbiamo diverse iniziative simili, tra le quali due possono essere segnalate in modo particolare. Su base regionale la Toscana, dove è disponibile in rete il censimento dei manoscritti medievali conservati in quella regione, che attualmente offre le descrizioni di circa 2.700 manoscritti datati o databili entro l'anno 1500; il censimento è ormai in via di conclusione e sta recuperando quanto già fatto in edizione a stampa (http://www.cultura.toscana.it oppure http://www.sismelfirenze.it/CODEX/codex.htm). Su base locale il catalogo aperto dei manoscritti della Biblioteca Malatestiana di Cesena (http://www.malatestiana.it/manoscritti), esperienza a tutt'oggi pressoché unica in Italia. Fra tutte le esperienze straniere ci limitiamo qui a segnalare la catalogazione dei manoscritti medievali in Germania, che all'indirizzo http://www.manuscripta-mediaevalia.de mette a disposizione dei ricercatori le descrizioni di più di 60.000 codici. E proprio l'esperienza tedesca, che certo per gli investimenti economici sostenuti non può essere paragonata a nessuna delle iniziative italiane, mette in evidenza come la centralità della gestione e una scelta oculata dei catalogatori, spesso formati ad hoc, si siano rivelate vincenti. Nel nostro caso, ma probabilmente questo vale per ogni iniziativa del genere, le maggiori difficoltà incontrate sono state appunto il reperimento e la formazione di persone in grado di catalogare manoscritti. Il coordinamento, oltre a vagliare i progetti presentati dalle singole biblioteche, anche effettuando controlli in loco, oltre a definire un tipo di descrizione adatto alle diverse tipologie di manoscritti e ad avviare i lavori stessi di catalogazione, ha rivolto la sua maggiore attenzione proprio all'individuazione e alla formazione dei catalogatori. Laureati, generalmente con tesi in discipline del libro e del manoscritto in particolare, alcuni con lauree specialistiche e master specifici, la maggior parte dei catalogatori non aveva tuttavia mai catalogato un manoscritto, cosa per la verità non rara anche fra i paleografi e i codicologi di professione: in effetti, catalogare è cosa diversa dallo studio delle scritture e degli altri aspetti, materiali o meno, che costituiscono un codice; si impara solo sul campo e si diventa catalogatori di manoscritti, oltre che con lo studio, solo con l'esperienza. Indicazioni istruttive sull'argomento si possono leggere nelle Riflessioni di un catalogatore... di P. Canart (www.let.unicas.it/links/didattica/palma/testi/canart1.htm).

La diversa preparazione del catalogatore, oltre a rendere diversa la qualità delle schede, rende diversi i tempi di stesura e di rielaborazione, ma finisce col dilatare anche il lavoro di revisione, che spesso impone di rimandare indietro la descrizione perché bisognosa di ulteriori controlli. Per inciso va detto che in questa attività molto utile si è rivelata la collaborazione dei referenti di ciascuna biblioteca che ricevono le correzioni e seguono l'andamento dei lavori, operando in stretta collaborazione con il coordinamento. Legata a tutto questo è ovviamente la retribuzione per manoscritto, sempre molto difficile da quantificare, che è comunque calcolata in base al grado di analiticità della scheda e in base ai tempi medi di un catalogatore esperto. A esplicazione di quanto osservato ci sia qui consentito dare rapido conto delle maggiori difficoltà riscontrate nell'attività di revisione delle schede.

In primo luogo, la difficoltà di catalogare con uno strumento informatico. La catalogazione campo per campo, che i software di solito propongono, fa sì che i catalogatori tendano a concentrare la propria attenzione sui singoli campi e perdano di vista l'unitarietà e la complessità del manoscritto, per cui la scheda che ne risulta si presenta spesso poco coerente o equilibrata nelle sue parti e anche di consultazione non sempre agevole. Qualche problema è stato anche riscontrato nel capire la "filosofia" di un programma come Manus, che non permette descrizioni a più livelli per i manoscritti compositi, e nell'affrontare descrizioni interne analitiche indicizzando un solo titolo d'insieme senza dover utilizzare l'area Camicia propria della descrizione esterna del manoscritto. Si è infatti verificato spesso il caso di sezioni di un'opera indicizzate al pari del titolo dell'opera stessa, talvolta relegato in Camicia; questo proprio per la difficoltà di adattare la catalogazione per campi all'unitarietà e alla complessità del manoscritto.

Forti di questa esperienza, in NBM si è voluto riunire in una stessa schermata tutti i campi di una stessa area e visualizzare in basso per il catalogatore la scheda mentre viene costruita, nella forma di report della ricerca. NBM tende a responsabilizzare il catalogatore, che, una volta individuato il titolo dell'opera e indicizzatolo in liste condivise, può scegliere se indicizzare con titoli propri le sezioni di una stessa opera (è il caso di antologie o florilegi con propria tradizione) o darne conto in una descrizione analitica, senza che le sezioni di cui si compone l'opera (capitoli, parti, libri, etc.) abbiano valore di titoli. Le sezioni appariranno sulla scheda finale e saranno ricercabili per parola; quelle con propria tradizione compariranno invece nella lista dei titoli e saranno ricercabili anche attraverso gli indici.
Una difficoltà ulteriore è rappresentata dal fatto che buona parte dei fondi da catalogare è costituita da manoscritti moderni. Per tanti motivi questa tipologia, varia e complessa, non è stata finora del tutto analizzata nelle sue molteplici implicazioni e dunque non ha alle sue spalle una tradizione catalografica così affermata come il codice medievale.

Molto ostico in una catalogazione tramite software si è rivelato anche il concetto di condivisione e uniformità delle informazioni, con cui ci siamo dovuti confrontare quando abbiamo elaborato un programma che permette di condividere liste di nomi, di titoli e di bibliografia in forma estesa in continua implementazione e che garantisce l'uniformità del catalogo e delle chiavi di accesso. Si pensi a catalogatori diversi (diciotto sono le biblioteche partecipanti e trenta i catalogatori), in luoghi diversi, che con un programma installato in locale creano liste di nomi e titoli inevitabilmente diversi, con rinvii a repertori, per sostenerne l'autorità, diversi in base alla conoscenza che ne ha il catalogatore e alla loro reperibilità nel territorio. Come si è anticipato, il lavoro di revisione non poteva che procedere con lentezza e fatica e quello che ne risultava era un catalogo non omogeneo, quindi poco o per niente accessibile. La condivisione consente di catturare dalle liste le informazioni utili, riducendo i tempi della catalogazione: un nome identificato ha associato a sé il rinvio al repertorio, che pertanto dovrà solo essere verificato, un nome nella semplice forma normalizzata potrà più facilmente essere riconosciuto e identificato magari da altri catalogatori, un titolo identificato ha associato a sé l'autore con le note relative e il rinvio al repertorio o all'edizione. Ciò richiede evidentemente un rigido controllo e un continuo monitoraggio da parte del coordinamento, che può intervenire direttamente sulle liste per correggere errori, identificare nomi e titoli, come nella logica di un catalogo aperto.

Questo tipo di catalogazione, estraneo ai cataloghi tradizionali di manoscritti che devono solo garantire e rispettare una loro coerenza interna, ha visto molto più avvantaggiati i catalogatori che avevano avuto già esperienze di schedatura nel Servizio bibliotecario nazionale (SBN). L'abitudine ad affrontare i problemi di uniformità nella forma dei nomi e delle intestazioni, la conoscenza delle Regole italiane di catalogazione autori (RICA) e delle norme di indicizzazione in SBN, la consapevolezza della gravità degli errori di inserimento in una catalogazione condivisa, hanno messo in evidenza per questi aspetti le difficoltà di una catalogazione in rete rispetto alla tradizionale catalogazione a stampa. NBM, che attualmente sta importando le descrizioni di più di 3.000 manoscritti e di altrettante lettere, tutte prodotte con Manus, ha come primo obiettivo l'uniformità delle voci del catalogo, garantendo rinvii corretti tra diverse voci e manoscritti, secondo gli attuali criteri e lo stato degli studi, alla luce dei quali potranno essere sempre modificate. Modificare una voce di lista significa modificarla contemporaneamente per tutti i manoscritti collegati. Il lavoro si presenta impegnativo, ma la quantità dei dati, i tempi di catalogazione, che comunque non sono paragonabili a quelli del libro a stampa, e i riversamenti a piccoli gruppi di manoscritti permettono di tenere sotto controllo la banca dati. La speranza è che una volta raggiunto un buon numero di manoscritti inseriti, i catalogatori stessi, scorrendo schede pubblicate di diverse tipologie di manoscritti, possano uniformare lo stile delle loro descrizioni, risolvere gli stessi problemi allo stesso modo e avere a disposizione consistenti liste di nomi, titoli e bibliografia da catturare o incrementare secondo gli stessi criteri. A questo scopo è sembrato importante creare all'interno di NBM un forum di discussione, che servisse per continui scambi di idee e suggerimenti fra i partecipanti al progetto e sollecitasse interventi anche dall'esterno.

L'importazione da Manus in NBM si concluderà presumibilmente nell'estate 2006 e darà conto per intero dei fondi manoscritti delle seguenti biblioteche: Museo Biblioteca Archivio di Bassano, Biblioteca Lolliniana di Belluno, San Francesco della Vigna di Venezia, Andrighetti Zon Marcello di Venezia, Seminario di Vittorio Veneto, per un totale di circa 800 manoscritti, cui si aggiungeranno altri 2.200 e 3.000 lettere delle altre biblioteche: la Biblioteca civica di Belluno, la Biblioteca civica di Padova, la Biblioteca dell'Accademia dei Concordi di Rovigo, Biblioteca capitolare della Cattedrale di Treviso; la Biblioteca del Museo Correr di Venezia, la Fondazione Querini Stampalia di Venezia, la Biblioteca del Museo di storia naturale di Venezia, la Biblioteca civica di Verona, la Biblioteca del Museo civico di storia naturale di Verona e la Biblioteca civica Bertoliana di Vicenza. Contestualmente si è avviata la catalogazione in NBM, che alla fine del 2006 dovrebbe rendere visibili e consultabili altri 1.500 codici, oltre alle lettere. Per le esigenze di molte biblioteche che possiedono fondi manoscritti musicali si prevede uno sviluppo del software che permetta una catalogazione più articolata e precisa, anche con il supporto delle immagini, di questa tipologia di manoscritti. NBM si accrescerà anche di strumenti di studio e di consultazione, che verranno digitalizzati e messi così a disposizione degli studiosi.

La nuova strada della catalogazione via web sembra poter aggredire in maniera concreta e significativa l'impressionante numero di manoscritti conservati nelle biblioteche italiane. Tuttavia, come la nostra esperienza ha rivelato, non ci si può incamminare in imprese di questo tipo senza il valido supporto e la concreta determinazione di istituzioni, biblioteche e studiosi che hanno creduto in questa iniziativa.

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